Jednou zo štyroch divízii v CreditCall je inkaso alebo manažment (správa) pohľadávok. Užitočná možnosť pre právnické osoby v prípade, že im druhá strana nezaplatí faktúru, účet či splátku. Celý proces začína tzv. skorým inkasom. Z poverenia našim obchodným partnerom v rámci skorého inkasa kontaktujeme odberateľov alebo zákazníkov našich klientov tesne pred termínmi splatnosti, aby sme im ich záväzky pripomenuli, prípadne im pomohli situáciu vyriešiť k vzájomnej spokojnosti.

Čo to však znamená, čo všetko manažment pohľadávok obnáša a ako proces prebieha, nám priblíži Juraj Balogh, výkonný riaditeľ CreditCall.

Správu pohľadávok, jednu z dôležitých činností našej spoločnosti, realizujeme pre mnohých klientov. Ako rozlišujeme typy pohľadávok?

Rozdeľujeme ich do dvoch sektorov. 

  • B2B (business to business) – správa pohľadávok pre právnické osoby –  teda obchodné spoločnosti, firmy, inštitúcie
    • V mene našich obchodných partnerov kontaktujeme ich klientov – právnické osoby, v prípade neuhradených faktúr za služby alebo tovar. Ide o veľké spoločnosti s množstvom neuhradených faktúr až po malé firmy, napríklad stavebné, ktoré vykonali prácu pre iné firmy ako rekonštrukcie priestorov. Ide o mandátne vymáhanie pohľadávok. Po odovzdaní pohľadávok od dlžníkov našich klientov začíname okamžite proces mimosúdneho vymáhania, ktorý prebieha písomne, telefonicky, prípadne osobne. Za účelom urovnania dlhu uzatvárame s dlžníkom uznanie záväzku alebo splátkový kalendár. Pokiaľ sa nám pohľadávku nepodarí vymôcť mimosúdne, na základe získaných informácií odporučíme našim partnerom ďalší postup.
  • B2C (business to customer) – vymáhanie pohľadávok od konečného spotrebiteľa, teda sú to dlžníci napr. zdravotných poisťovní, poisťovacích spoločností, bánk – pri nesplácaní úverov a podobne.
    • Spolupracujeme napríklad so zdravotnými poisťovňami Dôvera a Union, pohľadávky spracujeme aj pre poisťovňu Allianz. Oslovujeme dlžníkov našich obchodných partnerov, kde riešime podlžnosti napr. za poistenia, odvody do zdravotných poisťovní. Ale máme aj klientov, pre ktorých zabezpečujeme celý servis, od vystavenia faktúr alebo platobných avíz, ktoré posielame elektronicky, vrátane platobného linku s možnosťou platby cez platobnú bránu. Zároveň dokážeme takýmto klientom automaticky párovať platby, prípadne im pomôcť s reklamáciami platieb alebo služieb či tovaru. Takže poskytujeme dnes už komplexný servis.

Ako bližšie prebieha správa pohľadávky pre konkrétnu spoločnosť v sektore B2B?

Uveďme si konkrétny príklad. Spoločnosť Heineken, mimochodom veľká nadnárodná spoločnosť, s ktorou dlhoročne spolupracujeme formou mandátnej správy.

Náš obchodný partner nám zašle zoznam svojich dlžníkov. Zoznam si spracujeme a importujeme ho do nášho inkasného systému a potvrdíme klientovi začiatok procesu vymáhania.

Dlžníkom sú zasielané prvé upomienky poštou a emailom, následne sú kontaktovaní telefonicky. Ďalší postup je veľmi individuálny, záleží aký postoj zaujme dlžník k svojej pohľadávke, či má záujem o finančné vyrovnanie (väčšinou formou splátok) alebo hľadáme nejaké spoločné riešenie.

Sú však aj takí dlžníci, ktorí odmietajú zaplatiť a komunikovať. V situácii, že vzájomná dohoda s dlžníkom nevedie k zdarnému zaplateniu pohľadávky, informujeme klienta, že mimosúdne konanie bolo bohužiaľ neúspešné.

V takom prípade sa klient spravidla rozhodne v pokračovaní súdnou cestou. Prostredníctvom nášho právnika pripravíme žalobu na súd. Týmto sa naša práca ale nekončí, CreditCall je stále medzičlánkom medzi klientom, právnikom, súdom a dlžníkom. Takéto prípady často končia aj exekučným konaním, všetky finančné pohyby sú v našom systéme zaznamenávané.

V čom je iné vymáhanie B2C pohľadávok?

Skoré inkaso pohľadávok predstavuje efektívny spôsob, ako predísť vznikajúcemu riziku nezaplatených podlžností aj pre fyzické osoby. Na základe databáz od našich klientov máme proces a systém rozdelený do dvoch hlavných krokov:

  • Kontaktné pred splatnosťou: Krátko pred termínom splatnosti faktúry (2-3 dni) náš inkasný špecialista kontaktuje dlžníka s cieľom overiť si, či služba alebo tovar bola správne dodaná, či dostal správnu faktúru a teda môžeme očakávať jeho úhradu v termíne. Týmto krokom sa vytvára priestor na riešenie akýchkoľvek potenciálnych problémov, ktoré by mohli brániť v platbe, čím sa umožňuje včasná reakcia, a teda môžeme spolu predísť vzniku dodatočných komplikácií.
  • Kontaktné po splatnosti: V prípade, že pohľadávka nebola dlžníkom uhradená, kontaktujeme ho 7 až 14 dní po splatnosti, aby sme zistili príčinu omeškania platby. Tu je dôležité mať otvorenú a konštruktívnu diskusiu, ktorá bude viesť k objasneniu situácie a hľadaniu riešenia.

Dá sa porovnať, či je komplikovanejšie alebo naopak úspešnejšie vymáhanie pre sektor B2B alebo B2C?

Na toto nie je ľahká odpoveď. Môže sa zdať, že je ťažšia správa pohľadávok pre sektor B2B. Napriek tomu, že dostaneme zoznam dlžníkov a kontaktov od klienta, často sa stane, že konkrétni zadaní ľudia už v danej spoločnosti nepracujú, prípadne sa spoločnosť presťahovala, teda sme aj takí detektívi a pátrame po nových kontaktoch. Nezriedka sa stáva, že firmy – dlžníci majú viacero pohľadávok, dlžia nielen za tovary, ale aj za DPH alebo sociálnej či zdravotným poisťovniam za odvody, a v takomto prípade majú pohľadávky štátu prednosť pre tými „našimi“.

Naopak zase by sa dalo povedať, že telefonáty pre biznis sektor sú pokojnejšie ako to môže byť pri fyzických osobách. Naši operátori prichádzajú do kontaktu s ľuďmi v ťažších životných situáciách, ktorí naše telefonáty nevítajú alebo ich priam rozčuľujú. V oboch prípadoch však treba situácie riešiť pokojne, s chladnou hlavou, ale citlivo, trpezlivo vysvetliť problém a pomôcť klientovi nájsť riešenie.

Aké výhody pre našich klientov má profesionálna správa pohľadávok?

Outsourcing vymáhania pohľadávok ponúka množstvo výhod, ktoré môžu zásadne prispieť k optimalizácii finančných procesov v každej spoločnosti. Rád by som zhrnul a doplnil hlavné výhody:

  • Žiadne úvodné poplatky, provízia len na základe úspešnosti: Klient platí iba za výsledky našej činnosti, čo znamená, že nemá žiadne finančné riziko v prípade neúspechu. Tento model platby motivuje poskytovateľov služieb, aby maximalizovali svoje úsilie pri vymáhaní pohľadávok.
  • Psychologický efekt tretej strany: Prítomnosť nezávislého call centra môže pre dlžníka signalizovať vážnosť situácie, čo často vedie k rýchlejšiemu a ochotnejšiemu splneniu záväzkov. Dlžníci sa často zvyknú vyhýbať platbám, pokiaľ majú pocit, že sa na ne môže dopustiť bez následkov.
  • Celosvetová pôsobnosť: V prípade medzinárodných obchodných vzťahov je podstatné mať partnera, ktorý dokáže vymáhať pohľadávky aj za hranicami. Toto rozširuje možnosti a zvyšuje šance na úspech.
  • Zabránenie preťaženiu zamestnancov: Vymáhanie pohľadávok môže byť zdrojom stresu a vyžaduje čas, ktorý môžu naši klienti venovať iným strategickým oblastiam podnikania.
  • Získavanie dodatočných informácií o dlžníkovi: Počas procesu vymáhania môžeme získať cenné informácie o dlžníkoch, ktoré môžu pomôcť klientom pri budúcich obchodných rozhodnutiach, ako aj pri potenciálnych súdnych alebo exekučných krokoch.
  • Pravidelné reporty a transparentnosť: S online prístupom k stavu pohľadávok a pravidelnými mesačnými správami poskytujeme neustály prehľad o financiách. Týmto spôsobom majú naši klienti kompletný prehľad o úspešnosti vymáhania a prispôsobia svoj finančný plán aktuálnemu stavu.

Outsourcing vymáhania pohľadávok je efektívnou stratégiou, ktorá môže nielen zvýšiť úspešnosť získavania platieb, ale aj zlepšiť celkový finančný výkon každej spoločnosti v dlhodobom horizonte.

Vymáhame aj zahraničné pohľadávky?

Vymáhanie pohľadávok zo zahraničia je komplexný proces, ktorý si vyžaduje dôkladné porozumenie miestnym legislatívam, jazykovým bariéram a obchodným praktikám. Naša medzinárodná sieť partnerských advokátskych kancelárií nám umožňuje efektívne spravovať aj tieto výzvy.

Pred začiatkom vymáhania pohľadávok je nevyhnutné získať všetky dostupné informácie o dlžníkovi. To zahŕňa všetky kontaktné údaje, ako sú telefónne čísla, e-mailové adresy a poštové adresy. Našou prioritou je nadviazať kontakt s dlžníkom čo najskôr. Čím rýchlejšie sa začne proces, tým vyššia je pravdepodobnosť úhrady.

Samozrejme by sa to nedalo bez kvalitných operátov so znalosťami cudzích jazykov. Vieme pokryť komunikáciu v angličtine, nemčine, maďarčine, češtine, rumunskom aj ukrajinskom jazyku. Jazykovo zručných operátov máme však aj na ostatných našich divíziách, nielen inkase a vymáhaní.

Zaujali Vás naše služby? Pripravíme vám cenový návrh zadarmo
CHCEM NEZÁVÄZNÝ NÁVRH

Email sa odosiela.