„Topíme sa v administratíve.“
Prevezmeme spracovanie korešpondencie, evidenciu, prepis údajov aj hromadné rozosielanie. Vaši ľudia sa vrátia k práci, za ktorú ich platíte - a vy platíte kapacitu, nie ďalšie pracovné miesto.
Čo to prináša
Administratíva sa nikdy nehlási ako problém - len tichšie ukrajuje z času, ktorý mal ísť inam. Čo z toho poznáte?
Administratíva sa dá odovzdať len vtedy, keď je proces presne opísaný. Tam začíname.
Krok za krokom spíšeme, ako činnosť prebieha, kde sa rozhoduje a čo je výnimka. Nejasný proces sa nedá odovzdať - a práve pri jeho opise sa často odhalí, čo robiť inak.
Opis procesučasto odhalí zbytočné krokyOperátor pracuje podľa postupu, nadriadený vykonáva výberovú kontrolu podľa dohodnutého podielu. Chybovosť meriame rovnako ako pri hovoroch - takže vidíte, či klesá.
Merateľnáchybovosť, nie pocitPracujeme priamo vo vašich systémoch s prístupmi v rozsahu, ktorý určíte. Pri každom zápise viete, kto ho vykonal. Ochranu údajov a mlčanlivosť riešime zmluvne pred spustením.
Dohľadateľnosťpri každom zápiseAdministratíva má nerovnomerný objem - koniec mesiaca, fakturačné obdobie, hromadné rozosielanie. Kapacitu zdvihneme presne na tie dni a potom ju znížime.
Zdieľané kapacityplatíte reálne využitý časPri vlastnom zamestnancovi platíte odvody, dovolenku, PN, školenia, licencie aj priestory. Pri nás dohodnutú kapacitu a výkon - a to je pri nárazovej agende zásadný rozdiel.
15 položiektvorí skutočnú cenu vlastného miestaAgenda nestojí na jednom človeku. Postup pozná celý tím, takže dovolenka, PN ani odchod zamestnanca neznamenajú, že sa práca nabalí a nikto ju nepreberie.
120+ľudí v 5 prevádzkach
Administratíva sa nikdy nehlási ako problém.
Len tichšie ukrajuje z času, ktorý mal ísť zákazníkom a obchodu.
Metóda je jedna vec. Druhá je, či sa to naozaj zaplatí.
Administratíva má nerovnomerný objem – a práve pri nej je vyhradený zamestnanec najdrahší, pretože polovicu času nemá čo robiť. Vďaka zdieľaniu kapacít medzi projektmi platíte reálne využitý čas a na konci mesiaca máme odkiaľ pridať ľudí. Porsche Finance Slovakia týmto modelom znížilo prevádzkové náklady o približne 30 %.
Administratíva nie je oddelená od zákazníka. Prevádzkujeme aj zákaznícke linky a inkaso - takže keď spracúvame korešpondenciu alebo upomienky, vieme, ako na ne zákazník zareaguje, a nespravíme z administratívneho kroku dôvod na sťažnosť.
Na začiatku prevezmeme jednu ohraničenú činnosť s dohodnutými metrikami. Po pilote poznáte reálnu chybovosť, čas na jeden úkon a náklad - a až potom sa rozhodujete, čo ďalšie odovzdať.
Porsche Finance Slovakia hľadala spôsob, ako znížiť náklady na prevádzku zákazníckej linky bez negatívneho dopadu na kvalitu. Navrhli sme model postavený na zdieľaní operátorov medzi viacerými projektmi – vďaka vyššej vyťaženosti tímu klient neplatí kapacitu, ktorá mu polovicu času leží.
Spolupráca začala telefonickou podporou a postupne sa rozšírila o spracovanie e-mailovej komunikácie a ďalšie administratívne procesy. Rozširovanie rozsahu je najlepším potvrdením dôvery – klient nám dal viac práce, pretože tá prvá fungovala.
Mzda je len začiatok. K nej pribúdajú odvody, dovolenka, PN, stravné, výber, školenia, mzda nadriadeného, licencie systémov, telekomunikácie, priestory a odpisy zariadení - dohromady 15 nákladových položiek. Presný prepočet pre vašu situáciu máte na stránke Zákaznícky servis.
„CreditCall sa stal neoddeliteľnou súčasťou našej firmy - predávajú naše produkty cez telesales oddelenie, prevádzkujú infolinku a pridali aj early collection. Je naozaj vidieť, že vedia, čo robia.“
Ozve sa vám naša Sales managerka Janka a spoločne preberieme vaše obchodné ciele. Následne vám do pár dní vypracujeme riešenie na mieru. Bezplatne a nezáväzne.
Spíšeme postup krok za krokom, dohodneme prístupy a podiel výberovej kontroly. Prevezmeme jednu ohraničenú činnosť a odmeriame chybovosť.
Podľa výsledkov pilotu preberáme ďalšie činnosti. Kapacitu nastavíme podľa mesačných špičiek, nie podľa priemeru.
Spracovanie a archiváciu korešpondencie, elektronickú aj písomnú komunikáciu so zákazníkmi, hromadné rozosielanie zmlúv a upomienok, prepis a kontrolu údajov v systémoch, evidenciu žiadostí a administratívnu podporu zákazníckych procesov. Konkrétny rozsah dohodneme podľa toho, čo vás najviac zdržuje.
Áno, pracujeme priamo vo vašich systémoch s prístupmi v rozsahu, ktorý určíte vy. Prístupy sú menné a dohľadateľné, takže pri každom zápise viete, kto ho vykonal. Podmienky ochrany údajov a mlčanlivosti riešime zmluvne pred spustením.
Kontrolou v dvoch úrovniach. Operátor pracuje podľa presne opísaného postupu a nadriadený vykonáva výberovú kontrolu podľa dohodnutého podielu. Chybovosť meriame a vyhodnocujeme rovnako ako pri hovoroch – takže vidíte, či klesá.
Spravidla nie. Pri vlastnom zamestnancovi platíte 15 nákladových položiek – od odvodov cez dovolenku a školenia po licencie a priestory. Pri outsourcingu platíte dohodnutú kapacitu a výkon. Rozdiel je najväčší práve pri administratíve, ktorá má nerovnomerný objem.
To je pre administratívu typické – koniec mesiaca, fakturačné obdobie, hromadné rozosielanie. Vďaka zdieľaniu operátorov medzi projektmi vieme kapacitu zdvihnúť presne na tie dni a potom ju znížiť, takže neplatíte nevyužitý čas.
Bežne do 2 až 4 týždňov od podpisu. Najviac času zaberie presný opis procesu – keď máme postup spísaný, zaškolenie tímu je rýchle. Pri jednoduchších činnostiach dokážeme spustiť aj skôr.
Nechajte nám kontakt - prejdeme vaše ciele a pripravíme cenový návrh na mieru. Zadarmo, bez záväzkov a bez naháňania obchodníkmi.
Back office, multichannel aj rozpis 15 nákladových položiek na vlastného operátora.
RiešenieEarly Collection a správa pohľadávok s odmenou naviazanou na úspech.
RiešeniaNestíhame odpovedať, slabý predaj, odliv zákazníkov či vstup na trh.