Letné výzvy pri vymáhaní firemných pohľadávok – tipy pre efektívny inkasný cyklus

Úvod / Blog /Letné výzvy pri vymáhaní firemných pohľadávok – tipy pre efektívny inkasný cyklus

Späť na zoznam

Leto je pre väčšinu firiem obdobím spomalenia, ale pre finančné oddelenia znamená často zvýšené riziko. Mnohí dodávatelia čakajú na úhrady faktúr, zatiaľ čo rozhodovacie osoby sú na dovolenkách a procesy sa dočasne spomaľujú. Vymáhanie pohľadávok v tomto období preto vyžaduje citlivý, ale systematický prístup – taký, ktorý udrží cash flow stabilný aj vtedy, keď trh „oddychuje“. V článku sa pozrieme na to, prečo je leto špecifické pre inkasné spoločnosti, ako zefektívniť mimosúdne vymáhanie pohľadávok a ako nastaviť inkasný cyklus, ktorý funguje bez ohľadu na ročné obdobie.

Prečo je leto rizikovým obdobím pre firemné pohľadávky?

Letné mesiace prinášajú nielen teplo, ale aj zmenenú dynamiku v podnikaní. Firmy sa sústreďujú na interné projekty, znižujú aktivitu a veľká časť personálu vrátane finančných manažérov či schvaľovateľov faktúr odchádza na dovolenky. To má priamy dopad na platobnú disciplínu – faktúry sa síce vystavia, no ich spracovanie sa často posúva o týždne.

V praxi sa stretávame s javom, ktorý by sa dal nazvať „sezónnym oneskorením platby“. Dodávateľ odošle výzvu, ale e-mail končí v schránke zástupcu, ktorý reaguje s meškaním alebo vôbec. Výsledkom je znížená likvidita a reťazový efekt – oneskorenie jednej platby ovplyvní schopnosť ďalších firiem platiť načas.

Podľa Euler Hermes Global Payment Study sa v letných mesiacoch priemerná lehota splatnosti vo firmách v Európe predlžuje o 12 až 15 % oproti zvyšku roka. To znamená, že faktúra s 30-dňovou splatnosťou sa v praxi často uhradí až po 34 či 35 dňoch. Tento zdanlivo malý rozdiel má však zásadný vplyv na cash flow, najmä v segmentoch, kde sa pracuje s vysokým objemom fakturácie.

Ďalším faktorom je znížená efektivita komunikácie. Zatiaľ čo počas roka funguje okamžitá spätná väzba, v lete sa na e-maily alebo telefonáty reaguje pomalšie. To spôsobuje, že inkasný proces, ktorý by bežne trval niekoľko dní, sa môže natiahnuť na týždne.

Aj preto je dôležité mať vopred pripravený letný plán riadenia pohľadávok – jasne určené kontaktné osoby, automatizované upozornenia a koordináciu medzi finančným oddelením a externým partnerom pre služby call centra.

Letné obdobie nie je neprekonateľná prekážka – je to test pripravenosti systému. A ten, kto ho zvládne, udrží si plynulý tok financií aj v čase, keď ostatní čakajú na návrat z dovoleniek.

Ako udržať efektívny inkasný cyklus aj počas leta?

Efektívny inkasný cyklus stojí na princípe kontinuity – nesmie sa prerušiť ani vtedy, keď väčšina firiem funguje v dovolenkovom režime. V CreditCall preto počas leta kladieme dôraz na automatizáciu, flexibilitu a pravidelnú komunikáciu. Práve tieto tri piliere zaručia, že proces vymáhania zostane plynulý, aj keď niektoré články reťazca dočasne chýbajú.

Základom je včasná prevencia. Faktúra, ktorá sa neupomína priebežne, sa v lete môže rýchlo prehupnúť do omeškania. Preto odporúčame pracovať s automatizovanými pripomienkami a segmentáciou pohľadávok podľa rizikovosti. Ak sú niektoré spoločnosti známe pomalšími úhradami, ich pohľadávky sa sledujú dôslednejšie a kontaktujú sa skôr, než dôjde k prekročeniu splatnosti.

Dôležitým krokom je aj prepojenie finančného oddelenia s call centrom. Operátori majú k dispozícii CRM systém, v ktorom vidia aktuálne údaje o každej faktúre – sumu, splatnosť aj históriu komunikácie. To umožňuje okamžitú reakciu, bez ohľadu na to, či je zodpovedná osoba z klientovej strany práve dostupná.

Ďalším faktorom, ktorý rozhoduje o efektivite, je časovanie kontaktov. Niektoré firmy majú v lete upravené pracovné hodiny alebo iný rytmus schvaľovania platieb. Skúsený operátor vie prispôsobiť frekvenciu a čas telefonátov tak, aby sa zvýšila pravdepodobnosť úspešného kontaktu.

Praktická skúsenosť ukazuje, že v lete má zmysel posilniť mimosúdne inkaso pohľadávok – teda osobnú a telefonickú komunikáciu, ktorá je rýchlejšia než oficiálne písomné výzvy. Zároveň sa tým zachová profesionálny tón a pozitívny vzťah medzi partnermi. V tejto súvislosti sa často pýtame aj našich klientov: „Ako dlho trvá proces inkasa od prvej výzvy pre firemnú pohľadávku?“ – pretože práve pochopenie tohto časového rámca je kľúčom k optimalizácii cash flow.

Podľa internej analýzy našich klientských kampaní dokáže systematický, letne prispôsobený inkasný proces skrátiť priemerný čas vymáhania až o 25 % oproti štandardnému postupu. Rozdiel robí konzistentnosť – aj v čase, keď ostatní spomaľujú.

Správne nastavený inkasný cyklus teda nie je o náhode, ale o procese, ktorý má jasný rytmus, podporu dát a tím, ktorý reaguje v reálnom čase. Leto môže byť z tohto pohľadu nie slabším obdobím, ale testom pripravenosti a dôkazom profesionality.

Mimosúdne vs. súdne vymáhanie – kedy sa rozhodnúť pre rýchle riešenie?

Keď sa faktúra stane po splatnosti, firma má v zásade dve cesty – pokúsiť sa o mimosúdne vymáhanie pohľadávky alebo prejsť na súdne konanie. Kľúčom k úspechu je zvoliť správny moment a stratégiu, pretože v lete, keď sú procesy pomalšie, môže nesprávne rozhodnutie predĺžiť inkasný cyklus o celé týždne.

Mimosúdne inkaso je vo väčšine prípadov prvou a najrozumnejšou voľbou. Prebieha formou telefonickej, e-mailovej či písomnej komunikácie, často v spolupráci s profesionálnym call centrom. Výhodou je rýchlosť, nižšie náklady a zachovanie obchodného vzťahu – dlh sa rieši priamo, bez právnych prieťahov a negatívnych emócií. Tento prístup je ideálny najmä počas letných mesiacov, keď súdne procesy bežia pomalšie a rozhodovacie lehoty sa predlžujú.

Súdne vymáhanie pohľadávok prichádza na rad až vtedy, keď všetky pokusy o mimosúdne riešenie zlyhajú. Ide o formálny proces, ktorý môže byť časovo aj finančne náročný, no pri väčších sumách alebo opakovaných dlžníkoch je nevyhnutný. V lete však treba počítať s tým, že súdy majú obmedzené konanie a administratívne kapacity – preto môže byť rozumné súdny návrh pripraviť, ale podať až po skončení dovolenkovej sezóny.

Podľa European Payment Report 2024 viac než 60 % európskych firiem uvádza, že pri prvotnom oneskorení faktúr preferujú mimosúdne riešenia, práve kvôli zachovaniu dlhodobých obchodných vzťahov. Tento prístup sa osvedčuje aj v praxi CreditCall – rýchly, profesionálny kontakt prostredníctvom operátora často vyrieši problém ešte predtým, než sa rozvinie do právneho sporu.

Najlepšou stratégiou je preto kombinácia oboch foriem: mimosúdne inkaso ako primárny krok, súdne konanie ako záloha pre prípady, kde komunikácia zlyhá. Takto sa zachová rovnováha medzi efektivitou, právnou istotou a reputáciou značky.

V konečnom dôsledku je cieľ rovnaký – vrátiť finančné prostriedky čo najrýchlejšie a s čo najmenším zásahom do obchodných vzťahov. Správne načasovanie rozhodnutia, či zvoliť mäkší alebo tvrdší prístup, je umením, ktoré prichádza so skúsenosťami a kvalitným systémom riadenia inkasa.

Ako pripraviť inkasný tím na sezónne spomalenie?

Leto preveruje nielen platobnú disciplínu klientov, ale aj vnútornú organizáciu firiem. Ak má byť vymáhanie pohľadávok efektívne, musí byť pripravený aj samotný inkasný tím – po stránke kapacít, komunikácie aj motivácie. V CreditCall preto v tomto období pracujeme s princípom „flexibilného výkonu“ – tím sa prispôsobuje zmenám v objeme pohľadávok a dostupnosti klientov, bez straty kvality.

Základom úspechu je riadenie kapacít a plánovanie zastupiteľnosti. Počas dovolenkových mesiacov musí mať každá úloha svojho zástupcu, aby žiadny prípad „nezostal visieť“. To platí nielen pre operátorov v call centre, ale aj pre analytikov, ktorí spracúvajú dáta a pripravujú reporty pre klientov. Jasne rozdelené kompetencie a priebežné odovzdávanie prípadov zaručujú, že inkasný cyklus beží bez prerušenia.

Ďalším krokom je zosúladenie komunikácie medzi finančným oddelením a call centrom. Operátori musia mať prístup k aktuálnym informáciám o každej faktúre, stave pohľadávky aj predchádzajúcej komunikácii. Práve tu sa ukazuje význam CRM systému – vďaka nemu má každý člen tímu prehľad o tom, kto, kedy a ako s daným klientom komunikoval. Tento transparentný prehľad minimalizuje duplicitu a zvyšuje dôveru klientov, ktorí oceňujú konzistentnú komunikáciu.

Nezanedbateľným faktorom je aj školenie operátorov v období leta. V dovolenkovom režime sú klienti často menej trpezliví alebo majú tendenciu rozhovory skracovať. Preto trénujeme techniky rýchlej a zároveň empatickej komunikácie – ako stručne pripomenúť záväzok, udržať profesionálny tón a zachovať dobrý vzťah. Kombinácia asertivity a úcty je v letnom období kľúčová, pretože rozhoduje o tom, či sa z inkasného hovoru stane efektívna spolupráca alebo konflikt.

Na udržanie výkonu pomáha aj motivácia tímu cez priebežné vyhodnocovanie kvality hovorov. V lete zavádzame kratšie, ale častejšie hodnotiace meetingy – tzv. „quality sessions“, kde sa zdieľajú pozitívne príklady a tipy z praxe. To udržuje tím v tempe a zároveň podporuje pocit spolupatričnosti aj v čase, keď časť kolegov čerpá dovolenku.

Pripravený tím je základom každého efektívneho inkasného cyklu. Ak operátori poznajú svoje úlohy, majú prístup k správnym informáciám a pracujú v koordinácii s ostatnými oddeleniami, dokážu zvládnuť aj obdobia, keď sa väčšina trhu spomalí. Letné mesiace sa tak namiesto prekážky menia na dôkaz profesionality a organizačnej zrelosti firmy.

Ako predísť problémom s cash flow ešte pred letom?

Najlepšia stratégia pri vymáhaní pohľadávok je tá, ktorá predchádza samotnému problému. Letné obdobie je síce špecifické spomalením procesov, no firmy, ktoré sa pripravujú vopred, zvládajú výpadky platieb bez zásadných komplikácií. Prevencia začína ešte pred vystavením faktúry – v nastavení obchodných podmienok, komunikácie a systému kontroly rizík.

Kľúčom je včasná analýza platobnej disciplíny odberateľov. Spoločnosti by mali priebežne monitorovať históriu úhrad, správanie partnerov a upozornenia z verejných registrov. Ak sa zistí zhoršujúca platobná morálka, je vhodné zareagovať ešte pred začiatkom dovolenkovej sezóny – napríklad zmenou splatnosti, zálohovou fakturáciou alebo požiadavkou na čiastočné platby vopred.

Ďalším preventívnym opatrením je nastavenie interného inkasného kalendára. Každá pohľadávka má mať jasný harmonogram upomienok – od prvého e-mailu až po telefonickú komunikáciu. Vďaka tomu sa procesy nezastavia ani v prípade, že niektorí pracovníci čerpajú dovolenku. Automatizované upozornenia a pravidelný monitoring znižujú riziko, že niektorá pohľadávka „prepadne medzi stoličky“.

Veľký význam má aj spolupráca s externým partnerom, ktorý dokáže okamžite prevziať agendu mimosúdneho inkasa. Profesionálne služby call centra vedia reagovať v reálnom čase, sledovať termíny, komunikovať s dlžníkmi a pripravovať podklady pre ďalšie kroky – súdne alebo mimosúdne. Externé tímy fungujú ako rozšírenie finančného oddelenia, ktoré v lete udržiava cash flow pod kontrolou.

Firmy by tiež nemali zabúdať na jasnú komunikáciu platobných podmienok. Už pri uzatváraní zmluvy je dôležité, aby partner vedel, čo sa stane, ak dôjde k omeškaniu. Transparentnosť v zmluvných klauzulách často predchádza nepríjemným sporom, pretože vytvára jasné očakávania.

Podľa dát zo Slovak Business Agency až 68 % malých a stredných podnikov, ktoré majú vopred definovaný proces inkasa a automatické upomienky, zaznamenáva v lete výrazne stabilnejšie cash flow. Prevencia teda nie je len formalita – je to reálna konkurenčná výhoda.

Ak je firma pripravená ešte pred dovolenkovou sezónou, dokáže reagovať pokojne, bez stresu a bez nutnosti improvizovať. Silný inkasný cyklus nie je o rýchlosti reakcie, ale o predvídaní situácií, ktoré iní podceňujú.

Letná pohoda bez starostí s pohľadávkami

Aj keď sa tempo biznisu počas leta prirodzene spomaľuje, pohľadávky si prestávku nikdy neberú. Preto sa práve v tomto období ukazuje, ktoré firmy majú procesy nastavené profesionálne a ktoré nechávajú inkaso „plynúť samé“. Ak má byť podnikanie stabilné, inkasný cyklus musí fungovať rovnako spoľahlivo v júli ako v decembri.

V CreditCall pomáhame firmám udržať kontrolu nad pohľadávkami počas celého roka – od prvého upozornenia až po úspešné vymoženie. Kombinujeme mimosúdne inkaso, právnu podporu a služby call centra, aby bol proces rýchly, transparentný a bez zbytočných prieťahov. Našim cieľom nie je len inkasovať, ale zároveň zachovať vaše obchodné vzťahy a chrániť reputáciu vašej značky.

Každá firma má svoje špecifiká – sezónnosť, objem fakturácie, typ klientov. Preto ku každému prípadu pristupujeme individuálne. Nastavíme proces, ktorý reflektuje vašu realitu a zohľadní aj obdobia, keď je komunikácia náročnejšia. Systém, ktorý raz funguje, potom pracuje nepretržite – aj v čase dovoleniek.

Zverte vymáhanie svojich pohľadávok profesionálom.
V CreditCall vám pomôžeme nastaviť efektívny inkasný cyklus, ktorý zvládne aj letné výzvy. Získate spoľahlivé riešenie, ktoré chráni váš cash flow, urýchli návrat financií a umožní vám užiť si leto bez stresu z neplatičov.

Zaujali Vás naše služby? Pripravíme vám cenový návrh zadarmo
CHCEM NEZÁVÄZNÝ NÁVRH

Email sa odosiela.