Kedy je najvhodnejšie osloviť dlžníkov po lehote splatnosti? Praktický harmonogram

Úvod / Blog /Kedy je najvhodnejšie osloviť dlžníkov po lehote splatnosti? Praktický harmonogram

Späť na zoznam

Po lehote splatnosti začína boj o každý deň – čím skôr firma zareaguje, tým vyššia je šanca, že dostane svoje peniaze späť. Ale kedy je ten správny čas osloviť dlžníka? A aký je ideálny postup? Tento článok vám ponúkne praktický harmonogram krokov, ktoré by mal dodržať každý veriteľ, ktorý nechce prísť o svoje pohľadávky.

Prečo je správne načasovanie vymáhania pohľadávok rozhodujúce?

Z každým dňom po splatnosti faktúry klesá pravdepodobnosť úspešného vymoženia dlhu. Podľa European Payment Report 2025 až 71 % európskych firiem uvádza, že oneskorený zásah po splatnosti znížil ich šance na úhradu o viac než polovicu. Dôvod je jednoduchý – čím dlhšie dlžník neplatí, tým viac stráca motiváciu a schopnosť splniť záväzok.

Včasná reakcia na oneskorenie platby je kľúčová. Ideálny čas na prvý kontakt je do 7 dní od dátumu splatnosti. V tejto fáze je ešte veľká šanca, že išlo len o prehliadnutie alebo technickú chybu. Každý deň navyše znamená vyššie riziko ignorácie, pasivity alebo dokonca úmyselného vyhýbania sa zodpovednosti.

Psychológia dlžníka zohráva pri načasovaní zásadnú úlohu. V prvých dňoch po splatnosti je komunikácia jednoduchšia, dlžníci sú otvorenejší a ochotnejší reagovať. S postupujúcim časom však stúpa obrannosť, odkladanie odpovedí alebo dokonca úplné mlčanie. Preto sa vymáhanie pohľadávok nesmie odkladať – úspech závisí práve od správneho momentu zásahu.

Okrem toho, ak firma čaká príliš dlho, často premešká ideálnu fázu pre mimosúdne vymáhanie pohľadávok, ktoré je lacnejšie, rýchlejšie a menej konfliktné než právne kroky. Nečinnosť môže viesť k súdnemu konaniu, ktoré je nielen finančne náročné, ale aj časovo zdĺhavé.

Kedy a ako kontaktovať dlžníka po splatnosti?

Ak chcete pohľadávku vymôcť efektívne, musíte vedieť kedy kontaktovať dlžníka a akým spôsobom. Úspech nezávisí len od toho, že sa ozvete – rozhodujúci je časový rámec a forma komunikácie. Práve preto je užitočné mať vypracovaný praktický harmonogram vymáhania.

Tu je odporúčaný postup:

Deň po splatnostiOdporúčaný krokForma kontaktu
1–7 dníPrvé upozornenie – pripomienka, že faktúra nie je uhradenáEmail, SMS, interný hovor
8–14 dníPrvá upomienka po splatnosti, výzva na úhraduE-mail + telefonický kontakt
15–30 dníDruhá výzva + upozornenie na ďalšie krokyList, call centrum
31–45 dníPríprava na mimosúdne vymáhanie pohľadávokPredžalobná výzva
46–60 dníPosunutie prípadu na inkasné služby alebo právnikaExterný partner / právne oddelenie
60+ dníZváženie súdneho vymáhania pohľadávokPodanie návrhu, žaloba

Dôležité je zvoliť primeraný tón a spôsob kontaktu. V prvých fázach môže ísť o neformálnu výzvu – krátky e-mail alebo telefonát s cieľom overiť situáciu. Už od druhého týždňa by však mala prísť formálna upomienka po splatnosti, ktorá jasne definuje sumu, termín úhrady a možné dôsledky ignorovania.

Efektívnu komunikáciu výrazne podporuje aj nasadenie služieb call centra, ktoré dokážu osloviť dlžníkov profesionálne, včas a systematicky. Štatisticky sa práve telefonická výzva medzi 10. až 20. dňom po splatnosti ukazuje ako najefektívnejšia forma kontaktu – spája ľudský prístup s priamou spätnou väzbou.

Najlepší čas na vymáhanie je prvých 30 dní – podľa prieskumu SME Inkaso Audit 2025 je v tejto fáze až 80 % pohľadávok vymožiteľných bez súdu. Každé ďalšie oneskorenie výrazne znižuje úspešnosť a predlžuje proces.

Aké fázy má vymáhanie pohľadávok a ako ich správne nastaviť?

Efektívne vymáhanie pohľadávok sa nedá robiť nahodne. Vyžaduje si presne definovaný postup vymáhania dlhu, ktorý má jasne určené fázy, zodpovednosti a nástroje v každej etape. Práve vďaka tomu viete minimalizovať straty a zvýšiť úspešnosť inkasa.

1. Skoré inkaso (1 – 30 dní po splatnosti):
 V tejto fáze sa pohľadávka ešte stále považuje za “čerstvú”. Najväčšiu šancu na úhradu dosiahnete medzi 7. a 21. dňom. Ideálne je nasadiť skoré inkaso pohľadávok – systematický proces, ktorý kombinuje upomienky po splatnosti, osobné telefonáty a e-maily v presne načasovaných intervaloch. Oslovenie by malo byť priateľské, ale zároveň vecné. Príklady z praxe ukazujú, že call centrum vie v tejto fáze zvýšiť mieru vymoženia až o 40 % oproti pasívnemu emailovaniu.

2. Mimosúdne vymáhanie (30 – 60 dní):
 Ak dlžník nereaguje, je čas zvýšiť dôraz. Do hry vstupuje mimosúdne vymáhanie pohľadávok, ktoré už často prebieha cez inkasné služby. Ide o predžalobné výzvy, dohodovanie splátkových kalendárov a presnejšiu dokumentáciu prípadu. V tejto fáze sú veľmi dôležité skúsenosti s vyjednávaním a znalosť legislatívy.

3. Súdne vymáhanie (60+ dní):
 Ak zlyhali všetky predchádzajúce snahy a pohľadávka je dostatočne podložená, prichádza na rad súdne vymáhanie pohľadávok. Táto fáza je nákladnejšia, ale v mnohých prípadoch nevyhnutná. Podanie žaloby, prípadne návrh na platobný rozkaz, je nutné realizovať včas – pred uplynutím premlčacej lehoty.

Dôležité je nezostať pasívny a vedieť, ako zvládať problémových dlžníkov, ktorí sa vyhýbajú komunikácii, ignorujú výzvy a hrajú na čas. Práve tu je výhodou spolupráca s odborníkmi, ktorí majú know-how a skúsenosti s celým procesom vymáhania pohľadávok od A po Z.

Ako komunikovať s dlžníkom a zachovať profesionálny tón?

Správna komunikácia s dlžníkom je často rozhodujúcim faktorom úspešnosti celého vymáhania. Je rozdiel medzi hovorom, ktorý vyvolá obrannú reakciu, a hovorom, ktorý vedie k úhrade alebo dohode o splátkach. Čím profesionálnejšie a citlivejšie firma komunikuje, tým väčšia je šanca, že sa problém vyrieši bez súdu.

Základom je slušný, no dôrazný tón. Komunikácia by mala byť vecná, jasná a bez zbytočnej emotivity. Dôležité je hovoriť o konkrétnych sumách, termínoch a dôsledkoch, no bez výčitiek alebo hrozieb. Cieľom je motivovať dlžníka k úhrade, nie vyvolať konflikt.

Jedným z efektívnych spôsobov je využitie služieb call centra, ktoré má vyškolený personál na riešenie aj náročných situácií. Špecializovaní operátori vedia, ako komunikovať s dlžníkom, ktorý je napríklad pasívny, výbušný alebo sa snaží veci odsúvať. Ich prax a pripravené skripty výrazne znižujú počet neúspešných pokusov o kontakt.

Veľmi dobre fungujú aj kombinované kanály – najskôr e-mail ako prvá výzva, následne telefonický kontakt, a ak treba, aj list s výzvou na úhradu. Dôležité je zostať konzistentný – dodržiavať termíny, eskalovať kontakt podľa harmonogramu a nezabúdať dokumentovať všetky pokusy o kontakt.

Ako zvládať problémových dlžníkov, ktorí ignorujú výzvy?

Nie všetci dlžníci spolupracujú. Niektorí síce spočiatku komunikujú, no postupne sa prestanú ozývať. Iní ignorujú výzvy od začiatku, nepreberajú zásielky a neodpovedajú na telefonáty. Ako zvládať problémových dlžníkov, ktorí vedome odďaľujú platbu? Odpoveď spočíva v dôslednosti, správnej eskalácii a spolupráci s odborníkmi.

Prvým krokom je jasne stanoviť eskalačný plán – teda čo nasledovať, keď dlžník nereaguje na výzvu. Po niekoľkých márnych pokusoch o kontakt by mala prísť predžalobná výzva – formálne upozornenie, ktoré ukazuje, že veriteľ je pripravený podniknúť právne kroky. Táto výzva má často silný psychologický účinok.

Ďalšou možnosťou je odovzdanie pohľadávky inkasným službám, ktoré disponujú nástrojmi na profesionálne a zákonne vedené vymáhanie. Tieto služby kombinujú právne zázemie s operatívnou silou call centra, a vedia sa dostať aj k „nezachytiteľným“ dlžníkom, ktorí sa skrývajú za firmami alebo zmenami adresy.

Ak je dlžník dlhodobo pasívny, je na mieste pripraviť sa na súdne vymáhanie pohľadávky. V tomto bode je dôležité mať všetku dokumentáciu v poriadku – zmluvy, faktúry, komunikáciu a výzvy. Práve preto je výhodné mať v procese partnera, ktorý dokumentuje každý krok – či už ide o právnika alebo skúseného inkasného partnera.

Najväčšou chybou je pasivita. Dúfať, že sa dlžník „ozve sám“, zvyčajne vedie k premlčaniu pohľadávky. Podľa údajov Ministerstva spravodlivosti SR sa až 38 % nárokov nevymohne práve kvôli tomu, že veriteľ konal príliš neskoro.

Nestrácajte čas – správne načasovanie vymáhania rozhoduje o vašich peniazoch

Každá zmeškaná lehota môže znamenať, že sa k svojim peniazom už nikdy nedostanete. Či už ide o prvé dni po splatnosti alebo kritické obdobie po 30. dni, profesionálne načasovanie a presný postup vymáhania pohľadávok sú tým, čo oddeľuje úspešných veriteľov od tých, ktorí svoje nároky odpíšu.

Ak sa neviete rozhodnúť, kedy je ten správny moment zasiahnuť, alebo neviete, ako komunikovať s dlžníkom, spoľahnite sa na odborníkov. Využite možnosť spolupráce s partnerom, ktorý vám nastaví celý harmonogram vymáhania, zabezpečí školený tím operátorov a podľa potreby prevezme aj mimosúdne alebo súdne vymáhanie pohľadávok.

Vymáhať efektívne znamená konať včas. A ten najlepší čas je práve teraz.

Zdroje:

Zaujali Vás naše služby? Pripravíme vám cenový návrh zadarmo
CHCEM NEZÁVÄZNÝ NÁVRH

Email sa odosiela.