Príbehy CreditCallu: Lucia Kotyian, Office manažér
Späť na zoznam
Hovorí sa, že dať veci do pohybu je ťažké, ale udržať ich v dokonalom chode bez toho, aby si niekto všimol námahu v pozadí, je hotové umenie. V CreditCalle máme to šťastie, že toto umenie ovláda niekto, kto je pre mnohých z nás doslova záchranným kolesom. Tento mesiac vám v našich CreditCall príbehoch predstavujeme Lucku, našu office manažérku.
Lucka je človek, ktorý spája neviditeľné nitky našej firmy. Od administratívy, cez komunikáciu s pobočkami, až po náročné ISO audity a kvartálne výkazy pre NBS. Ona je tá, vďaka ktorej môžu ostatní robiť svoju prácu na 100 % bez toho, aby museli riešiť procesné pozadie. S prehľadom na 84 % vie aj o polnoci z fleku povedať, na ktorej polici na centrále čo leží (hoci, ako sama s úsmevom priznáva, absencia otvárača na mlieko do kávy ju tento týždeň predsa len zaskočila).
Pohodlne sa usaďte, dajte si (možno aj pol-litrovú) kávu a začítajte sa do príbehu našej kolegyne, ktorá drží naše kolieska pevne pokope!
Lucka, office manažérka je často srdcom firmy, ktoré bije v zákulisí. Čo je tá najväčšia „neviditeľná“ vec, ktorú pre nás robíš a bez ktorej by sa CreditCall pravdepodobne zastavil?
Myslím si, že tou najneviditeľnejšou vecou je práve prepájanie všetkého dokopy. Veľa vecí skôr nie je vidieť, pokiaľ fungujú správne – dokumentácia, pošta, prevádzkové veci či nákupy, ISO agenda, príprava pre účto, komunikácia s pobočkami alebo medzi oddeleniami, … Je toho veľa a väčšinou sa riešia priebežne, za pochodu.
Moja robota je možno často viac o tom, aby ostatní mohli robiť svoju prácu bez toho, aby museli riešiť pozadie procesu (napr. obchod ide na stretko – potrebujú výpis z obchodného registra; príde návšteva – treba mať kávu; firemné autá – musíme mať uhradené poistky, …). A asi práve vtedy viem, že všetko funguje tak, ako má.
Hovorí sa, že takáto office kolegyňa vie všetko – od toho, kde sú náhradné perá, až po to, kde je stratená zmluva z roku 2015. Spomínaš si na nejakú najkurióznejšiu požiadavku, s ktorou za tebou niekto prišiel?
😀 veru mala by – teda JA by som mala vedieť všetko. Jeden deň riešim ISO či inú dokumentáciu a komunikáciu s nejakým dodávateľom, ďalší deň niekomu hľadám stratený kľúč alebo niečo v zložkách pre HR, objednávam toner na pobočku alebo zisťujem, kde je zle založené niečo „historicky“ v šanónoch.
Office manažér je vždy časom tým človekom, za ktorým prídu ostatní s vetou: „Ty budeš určite vedieť…“ Povedzme, že na 80-84% by som zo sna vedela povedať, kde presne čo na centrále máme, v ktorej skrinke na ktorej polici, alebo kde na serveri či Moodle je niečo uložené.
No tento týždeň ma predsa len niečo zaskočilo: zistila som, že my na bratislavskej centrále nemáme otvárak na malú fľašku mlieka do kávy :). Nevadí, jedna z mojich obľúbených aktivít sú nákupy. 🙂
Tvoja práca je často o tom, že skladáš mozaiku z tisícich drobných úloh. Ako vyzerá tvoj klasický deň v CreditCall – ktoré sú tie kľúčové dieliky, ktoré musia do seba zapadnúť, aby si si poobede mohla povedať: ,,Hotovo, dnes všetko sedí?“
Asi neexistuje deň, ktorý by bol úplne rovnaký. A práve to je na mojej práci skvelé. Jediná spoločná vec je ranná pol-litrová kávička.
Ráno si väčšinou pozriem môj ručne písaný plánik, čo ma čaká podľa kalendára, čo je prioritné, čo horí, čo som komu sľúbila alebo čo sa dá ešte posunúť.
Predpoludním chodí poštár 😀 takže rozdelím poštu, zapisujem ju, skenujem, pripravujem na ďalšie spracovanie – či už na podpis, pre účtovníčky, HR alebo kolegov. A rozbehne sa klasický pracovný kolotoč. Počas dňa prichádzajú nové úlohy v mailoch, telefonáty, operatívne veci a samozrejme aj moje „nedokončené resty“, ktoré sa občas posúvajú v čase spolu s prioritami.
Každé obdobie mesiaca má svoje „radosti“, ktorým treba prispôsobiť pracovné dni :D. Niekedy riešim bežnú agendu a operatívu našej bratislavskej centrály alebo pomoc niektorej z pobočiek – od zabezpečenia kontroly hasiacich prístrojov, cez výmenu slúchadiel až po ubytovanie na služobných cestách. Posledné mesiace veľa času zaberá aj príprava na ISO.
Potom sú dni, keď sa všetko točí okolo podkladov pre účtovníkov a mesačných uzávierok, inokedy zase pripravujeme kvartálne výkazy pre NBS alebo zabezpečujeme priestory a organizáciu kvartálnych vyhodnotení.
A medzi tým samozrejme prichádzajú aj neplánované situácie, ktoré treba riešiť okamžite a operatívne. Myslím si, že keby si niekto na deň sadol na moju stoličku, najviac by ho prekvapilo, koľko rôznych vecí sa počas jedného dňa nahromadí a že chvíľu riešim jednu vec a o päť – desať minút úplne inú. Ale tak to majú aj naši operátori, keď počas dňa volajú viaceré kampane a tiež musia „prepínať“ medzi hovormi. Teda až také výnimočné to asi nie je.
Veľká časť mojej práce je aj o koordinácii medzi oddeleniami a pobočkami. Myslím si, že office manažér by mal mať prehľad o tom, čo sa deje naprieč celou firmou a vedieť pomôcť tam, kde je to práve potrebné. Len vtedy všetky kolieska do seba správne zapadnú a firma funguje plynulo – v bežných aj krízových situáciách. A keď si môžem povedať, že všetko podstatné je vybavené, nikde dnes nevznikol chaos a veci sa posunuli dopredu, tak je to pre mňa úspešný deň.
Aký máš systém na prioritizáciu úloh? Čo u teba vyhráva – to, čo najviac horí, alebo to, čo máš hotové najrýchlejšie?
Najčastejšie vyhráva to, čo najviac horí, úprimne mi ale niektoré aktivity na poslednú chvíľu/tesne pred termínom idú najšikovnejšie.
Snažím sa rozlišovať medzi tým, čo vyzerá urgentne a tým, čo urgentné naozaj je. Veľa vecí v office manažmente je o správnom nastavení priorít a hlavne o organizácii. Rada mám prehľad dopredu, aby sa čo najmenej záležitostí dostalo do režimu „na poslednú chvíľu“. Samozrejme, nie vždy sa to podarí, ale bez systému by sa táto práca robiť asi ani nedala.
ISO je v CreditCall posledné mesiace veľká téma a ty si pri tom od začiatku. Ako si túto skúsenosť vnímala ty osobne?
Úprimne, na začiatku mi ISO absolútne nič nehovorilo. Netušila som, načo nám to bude, ani koľko oblastí, procesov, smerníc a detailov sa za tým skrýva.
Posledné mesiace to bolo naozaj veľké množstvo práce a veľakrát som mala pocit, že riešim všetko možné naraz – od dokumentácie, procesov, interných smerníc až po fungovanie jednotlivých oddelení a prevádzok. Zdalo sa mi, že sa motáme stále dokola v niektorých témach. Napriek tomu, že časť dokumentov bola už spracovávaná pred pár rokmi, vyžadovali si úpravy a prispôsobenie aktuálnym situáciám a nariadeniam. Do príprav sme zapojení prakticky všetci v CreditCall, mnohé materiály sme sumarizovali spolu s vedení spoločnosti, s projektovými manažérkami a supervízorkami, aj s kolegyňami z obchodu, technickej podpory, HR a PR oddelení. Ďakujem všetkým, ktorí sa do tohto prípravného procesu zapojili.
Určite by som to nezvládla bez skvelého vedenie a úžasného prístupu auditorky Andrejky Plačkovej, ktorá ma postupne učí orientovať sa v tejto oblasti. A tiež by to nebolo možné bez podpory a usmerňovania, ale aj dôvery, šéfika Juraja Balogha.
Samozrejme, stále sa učím a určite nepoviem, že viem všetko na 100 %, ale dnes už aspoň chápem celý ten systém a logiku za tým. Zďaleka nie sme na konci, ešte nás čaká veľa práce pričom to hlavné je dodržiavať nastavené procesy.
Zrejme asi práve ISO budem dúfam čoskoro považovať za svoj doteraz najväčší „procesný úspech“. Paradoxne mi práve ISO veľmi pomohlo lepšie pochopiť fungovanie firmy ako celku. Keď človek spracováva procesy pre všetky 4 divízie, zrazu vidí, koľko rôznych činností, postupov a ľudí za tým všetkým stojí. A myslím, že toto si veľa ľudí ani nevie predstaviť, koľko detailov treba nastaviť a držať pokope, aby všetko fungovalo správne v praxi a neostali len „na papieri“.
Akú úlohu hrá v tvojej práci presnosť vs. rýchlosť? Kde si môžeš dovoliť improvizovať a kde musí ísť všetko presne podľa šablóny?
Oboje je dôležité a pri niektorých činnostiach je presnosť úplná nutnosť. Napr. pri výkazoch do NBS, dokumentácii, ISO alebo komunikácii s úradmi si človek veľmi nemôže dovoliť fungovať systémom „veď nejako bude“. Tam musí sedieť detail aj termín.
Na druhej strane sú situácie, kde treba reagovať rýchlo a operatívne – hlavne pri prevádzkových veciach alebo keď vznikne nejaký problém. Myslím, že časom sa človek naučí vycítiť, kde musí ísť všetko striktne podľa procesu a kde si môže dovoliť trochu improvizácie.
Máš nejaký rituál, ktorým začínaš každé ráno v CreditCall, aby si sa naladila na pracovný výkon?
Káva a trocha poklebetenia s kolegyňami – to musí byť! 🙂 Aj rýchle „zmapovanie situácie“ na firemných sociálnych sieťach. Mám rada, keď viem, čo sa deje a áno, aj medzi-pobočkové nazvime to „aktuality“ k tomu patria. Hudba, rádio ako podmaz – tiež musí byť! Ak nehrá, je zle, niečo sa deje.
Potom sa už zameriam na maily a denný plán, ktorý sa môže ľahko behom hodiny zmeniť. Ale to je asi realita práce v CreditCall a to ma práve baví.
Jednu vec by som zmenila na CreditCall pre ideálne ranné naladenie – z okna by mal byť na Grande Canal v Benátkach.
A na záver, prezraď nám, máš nejakú skrytú vášeň alebo hobby, o ktorom tvoji kolegovia možno vôbec netušia?
Hmm, tak neviem, veľmi skrytá vášeň, o ktorej by nikto netušil, to asi nebude 🙂
Moje hobby je moja rodina s našim najmladším členom Larsom Kotyianom, ktorý si zarába na mäsko ako SBSkár v CreditCall. A priatelia samozrejme.
Prečítajte si viac našich príbehov a začať môžete práve tým prvým: Príbehy CreditCallu: Juraj Balogh, výkonný riaditeľ
